Was Unternehmer zur Registrierkassenpflicht wissen müssen
Obwohl die Registrierkassenpflicht bereits seit 01.05.2016 in Kraft ist, gibt es immer noch große Unsicherheiten bei den Anwendern. Hierzu einige ausgewählte Klarstellungen.
Was ist eine Registrierkasse?
Als Registrierkassen gelten nicht nur die nach dem allgemeinen Sprachgebrauch bekannten Kassen, sondern alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Losungsermittlung oder Dokumentation von Bareinnahmen im Einsatz sind. Wer bereits Registrierkassen in diesem Sinne hat, muss keine neue Registrierkasse anschaffen, sondern kann die bestehende auf die neuen Anforderungen umrüsten lassen.
Welche Voraussetzungen musste die Registrierkasse schon 2016 erfüllen?
Seit 01.04.2016 bzw. 01.05.2016 muss jeder Registrierkassenverpflichtete eine Registrierkasse führen, die den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2012 entspricht. Das bedeutet, dass die Registrierkasse über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) verfügen muss, das auf einen externen Datenträger exportierbar ist. Weiters sind mit dieser Kasse die Bareinnahmen zu erfassen und Belege im Sinne der Vorschriften der Bundesabgabenordnung auszustellen.
Welche zusätzlichen Voraussetzungen muss die Registrierkasse 2017 erfüllen?
Spätestens ab 01.04.2017 muss die Registrierkasse neben dem Datenerfassungsprotokoll auch einen Umsatzzähler aufweisen und über einen AES-Sicherheitsschlüssel zur Verschlüsselung dieses Umsatzzählers verfügen. Die Registrierkasse muss darüber hinaus mit einer Signaturerstellungseinheit versehen sein, die für jeden einzelnen Barumsatz eine unabänderliche Signatur vergibt, wodurch Manipulationen verhindert werden sollen. Diese Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten sind über einen Vertrauensdiensteanbieter (VDA) zu erwerben, der qualifizierte Signatur- bzw. Siegelzertifikate anbietet.
Wer ist von der Registrierkassenpflicht erfasst?
Jeder Unternehmer, der betriebliche Einkünfte im Sinne des Einkommensteuergesetzes im Ausmaß von mehr als 15.000 Euro (netto) erzielt und davon mehr als die Hälfte in Form von Bareinnahmen. Allerdings ist dabei zu beachten, dass als Bareinnahme nicht nur das Bargeld selbst anzusehen ist, sondern darunter fallen auch Einnahmen, die mittels Bankomat- oder Kreditkarten, Barschecks, Gutscheinen, Bons, Geschenkmünzen oder anderen vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen erhalten werden!
Gibt es Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht?
Ausnahmen sind vollzählig in der sogenannten Barumsatzverordnung aufgezählt und betreffen neben abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z. B. Vereine, Feuerwehren) auch Sonderformen von Betrieben (z. B. Umsätze im Freien, Umsätze in Alm-, Ski- und Schutzhütten, Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, Fahrausweisautomaten). Bei diesen Ausnahmen spielt häufig die Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro eine entscheidende Rolle.
Sind die Kosten der Anschaffung einer Registrierkasse oder der Umrüstung bestehender Registrierkassen steuerlich absetzbar?
Diese Kosten können ohne Beachtung der Grenze für die Sofortabschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern im Jahr der Anschaffung zur Gänze steuerlich abgeschrieben werden. Zusätzlich zu dieser Abschreibungsbegünstigung kann bei dem für den Unternehmer zuständigen Finanzamt eine Registrierkassenprämie beantragt werden. Der Antrag kann sofort nach Anschaffung bzw. Umrüstung gestellt werden. Voraussetzung für die Prämie ist, dass die Anschaffung bis spätestens 31.03.2017 erfolgt.
„Spätestens ab 01.04.2017 muss die Registrierkasse neben dem Datenerfassungsprotokoll auch einen Umsatzzähler aufweisen und über einen AES-Sicherheitsschlüssel verfügen.“
Wie hoch ist die Registrierkassenprämie?
Die Registrierkassenprämie beträgt 200 Euro pro Kassensystem. Hat ein Unternehmer beispielsweise drei Kassensysteme, beträgt die Gesamtprämie 600 Euro. Werden die Daten der einzelnen Kassenstationen allerdings zentral auf einem signaturerstellenden Server gespeichert, ist die Prämie mit höchstens 30 Euro pro Kassenstation begrenzt, sobald der Betrag von 200 Euro überschritten wird. Sind beispielsweise an den Server vier Kassenstationen angeschlossen, beträgt die Prämie 200 Euro. Sind an den Server hingegen zehn Kassenstationen angeschlossen, beträgt die Prämie 300 Euro.
Was bedeutet die Registrierung beim Finanzamt?
Beim Finanzamt wurde eine Registrierkassendatenbank eingerichtet, der alle Registrierkassen zur Identifikation der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten zugeordnet werden. Die Registrierung bedeutet keine Anbindung der Registrierkassen an die Finanzverwaltung und es erfolgt auch keine Übermittlung von Einzelumsätzen. Die Registrierung kann seit Ende August vorgenommen werden und muss bis spätestens 31.03.2017 erfolgt sein. Bei der Registrierung sind je Signatur- bzw. Siegelzertifikat Art und Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates und je Registrierkasse Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel bekannt zu geben. Zusätzlich zur Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates ist der Vertrauensdiensteanbieter anzugeben, von dem das Signatur- bzw. Siegelzertifikat ausgestellt wurde.
